Kapitel 6: Import og eksport af data for alle sager

6.1 Markering af sager

Til brug for funktionerne til Import/Eksport af sager samt Gem PDF dokumenter for sager er det nødvendigt først at markere sager i sagsoversigten.
Ønskes det at bruge disse funktioner for flere sager på en gang, kan dette gøres ved at holde enten SHIFT eller Ctrl-knappen nede mens sagerne udpeges.

Open

6.2 Import/Eksport af sager

Ved brug af eksport funktionen pakkes alle oplysninger for en sag ned i en zip-fil. Dvs. fx oplysninger om:

• firma (inkl. logo)

• kontor

• sagsansvarlig

• ejeres navne og adresser

• kort og register data for ejendomme

• matrikulære ændringer

• dokumenter

• mv.

Funktionen anvendes hovedsagligt i forbindelse med indrapportering af fejl til MIA-service.

Funktionen til at importere og eksportere sager kan dog være anvendelig i flere andre tilfælde:

• Firmaer med flere kontorsteder

• Firmaer eller kontorer slås sammen

• Arkivering af sager

Firmaer med flere kontorsteder
I et firma med flere kontorer kan MIA være installeret således, at det er muligt at tilgå hinandens sager på hvert kontor, men det er måske ikke muligt at tilgå sager fra andre kontorer. Dette problem kan import/eksport funktionen løse.

Ved at eksportere en sag fra det ene kontor og sende denne med en email, kan den importeres på et andet kontor. Her kan der så arbejdes videre i MIA.

Firmaer eller kontorer slås sammen
Hvis to firmaer eller kontorer slås sammen, kan sagerne fra det ene firma/kontor overføres til det andet.

Hvis det er to kontorer, der skal slås sammen, og der i MIA databaserne er brugt samme firmanr. er det forholdsvist nemt at eksportere sager på det ene kontor og fx brænde dem på en CD og herefter importere dem på det andet kontor. Inden der startes på dette, er det dog vigtigt at kontrollere, at der er brugt samme firmanr. på begge kontorer. Hvis ikke dette er tilfældet, skal der først rettes op på dette, se nedenstående om sammenlægning af firmaer.

Hvis det er to firmaer, der skal slås sammen, er det en smule mere kompliceret. Der er måske et ønske om at få lagt nogle af de igangværende sager ind under det nye firma, mens nogle af de gamle gerne må være under det gamle firma.
Det er firmanummeret, der bestemmer hvilket firma, sagerne hører til.
Firmanummeret kan pt. ikke rettes i MIA, men skal rettes i databasen og i stien til kortfilerne. Kontakt evt. MIA hotlinien.
Samme problemstilling gør sig gældende, hvis sager for to kontorer, hvor der er brugt forskellige firmanumre skal lægges sammen.

Arkivering af sager
Når en sag er godkendt af GST, og der er udskrevet de nødvendige dokumenter for sagen, kan sagen fjernes fra MIA ved at eksportere den til en zip-fil. Sagen vil da kunne importeres i MIA på et senere tidspunkt.

6.2.1 Import/eksport funktionalitet

Sager der ønskes eksporteret med henblik på arkivering eller flytning til et andet system, markeres i sagslistens kolonne, således linien er blå. Flere sager kan markeres ved at holde CTRL eller SHIFT nede på samme vis som i fx Windows Stifinder.

Open

Herefter vælges "Import/eksport"-"Eksportér sag(er)". Angiv en mappe hvori sagerne skal arkiveres.
En sag vil være arkiveret som en zip-fil navngivet som følger: MIAsag-<firmanummer>-<journalnummer>.zip

Ved eksportens afslutning spørges hvorvidt sagerne skal slettes fra systemet. Det vil sige at sagerne slettes fra MIAs database, og at kortfilerne slettes fra MIA's arbejdsbibliotek (common).

Hvis sagerne herefter ønskes åbnet i MIA igen, skal de importeres.

Import af en sag foregår tilsvarende ved at den arkiverede sags zip-fil vælges med "Import/eksport"-"Importér sag". Sagen importeres og kan derefter fremsøges på systemet til læsning eller viderebehandling. Der kan kun importeres een sag ad gangen.

Vær opmærksom på at journalnummeret skal være unikt, hvorfor en sag ikke kan importeres hvis der i forvejen findes en sag med samme journalnummer i MIA.
Der fås fejlen ”Lsp journalnr. skal være unikt indenfor firmaet”. Dette problem kan løses ved at slette sagen i MIA eller ændre journalnummeret for denne.

Personer med samme initialer
I én MIA database må der ikke optræde to personer med nøjagtigt samme initialer. Hvis der prøves at importere en sag, hvor den sagsansvarlige har nogle initialer, som findes i MIAs database for et andet firma, vil der fx komme følgende meddelelse:

I denne boks bedes man ændre initialerne på enten den person der importeres eller den person, som findes i databasen i forvejen. Når dette er gjort, kan sagen importeres.
Hvis de to personer er fra samme firma, men fx har forskellige navne, vil ovenstående boks ikke komme frem. Da vil personen fra MIAs database blive tilknyttet sagen. Personen fra Import-sagen vil ikke blive lagt i databasen. Oftest vil der være tale om samme person.

Import af data
Databaseoplysninger beholdes generelt frem for at opdatere med nye oplysninger.
Hvis der fx udveksles en sag indenfor samme firma (samme firmanr.), men firmaoplysningerne (fx stavemåden) er lidt forskellige i den afgivende og den modtagende database, vil oplysningerne i databasen IKKE blive ændret af at modtage en zip-fil med andre oplysninger. Oplysningerne, der modtages, vil blive ignoreret.

Navne og adresser fra adressekartoteket vil blive lagt ind i databasen, uanset om de findes i databasen i forvejen.

6.3 Gem PDF dokumenter for sager

Der er i MIA en funktion, hvor alle MIA dokumenter (skematisk redegørelse, ændringskort, måleblade, ejendomskort) kan gemmes som PDF-filer for de markerede sager.

6.3.1 Indstillinger for Gem

Det er muligt at indstille en standardsti, hvor MIA skal gemme PDF-filerne. Dette gøres under menuen ”Import/Eksport ® Indstillinger for Gem PDF”

Herved kommer denne boks frem:

Ved at trykke på knappen “Gennemse” kan der vælges en eksisterende mappe.
Det er også muligt at skrive navnet på stien i det hvide felt. MIA vil oprette nye mapper, hvis de ikke findes i forvejen.

Ved at trykke på knappen “Indsæt journalnummer” , indsættes teksten <jnr> i stien på det sted, hvor cursoren står. I så fald vil MIA danne mapper med sagernes journalnummer under den angivne sti.

Husk at PDF-filerne kun vil blive gemt i standardstien når der er sat et flueben i feltet ”Gem filer i nedenstående sti”. Ellers vil du blive spurgt hver gang der dannes PDF-dokumenter, hvor filerne skal gemmes.

6.3.2 Gem PDF-filer for sag(-er)

Har man under ”Indstillinger for Gem PDF” angivet en standardsti, vil nedenstående boks poppe op når der trykkes ”Import/Eksport" - "Gem PDF for sag(-er)”. Der skal trykkes på ”Ja” hvis man ønsker at anvende standardstien.

Har man ikke angivet en standardsti, popper nedenstående boks op når der trykkes på ”Import/Eksport ® Gem PDF for sager”:

… og der skal efterfølgende vælges en mappe hvor PDF-filerne skal gemmes.

Når mappen er valgt fås nedenstående boks:

I denne boks er det muligt at vælge om man ønsker at gennemse dokumenterne inden de gemmes som PDF. GST anbefaler, at man vælger at gennemse dokumenterne.

Vælger man at gennemse dokumenterne inden dannelsen af PDF, er der mulighed for at tilpasse dokumentet (fx målforhold, udskriftsramme, format mv.) inden der laves PDF dokument.

Når man er tilfreds med resultatet, skal der trykkes på fluebensikonet for at ”godkende” dokumentet. Dette skal gøres for hvert dokument.

Vælger man ikke at gennemse dokumenterne, går MIA i gang med at danne alle dokumenter for de markerede sager uden at spørge brugeren. Hvis der er markeret mange sager, kan det tage noget tid at få dannet alle pdf-dokumenter. Det anbefales ikke at arbejde på PC’en, mens processen er i gang.

Man skal være opmærksom på, at det ikke er muligt at afbryde dannelsen af PDF når den er i gang. Dette gælder uanset, om man ønsker at gennemse dokumenterne eller ej. Så hvis man ønsker at gennemse dokumenterne, kan det være en god ide kun at tage nogle få sager ad gangen.

Når MIA er færdig med at danne PDF-filerne fås nedenstående boks: