Kapitel 3: Behandling af Udstykningskontrolskema (UKS)

3.1 Åben udstykningskontrolskema

Når en landinspektør overdrager et udstykningskontrolskema (UKS) til kommunal behandling, modtager kommunen digital post herom. I mailen findes firma- og indsendernavn samt et direkte link til sagen.

UKS kan åbnes for behandling på to forskellige måder, henholdsvis ved at trykke på knappen UKS på forsiden ud fra den sag UKS ønsket besvaret (a) eller ved at trykke på knappen Besvar udstykningskontrolskema i sagsvisningen (b).

Open

Herefter åbnes en dialogboks med UKS:

Open

Eftersom UKS åbnes i et nyt vindue er der mulighed for samtidig at læse i sagen, såfremt der er behov for at finde oplysninger deri i forbindelse med udfyldelsen af skemaet.

Øverst i skemaet er sagens stamoplysning angivet (kommune jnr., sagsID m.m.) Nedenunder vises datoen for landinspektørens oprettelse samt en skemastatus. Skemastatus angiver skriveretten til skemaet. Når UKS er overdraget til kommunen er status for skemaet “Under behandling af kommune”. Er skemastatus “Under behandling/Under genbehandling af landinspektør” har landinspektøren skriveadgang til skemaet. Kommunen kan fortsat åbne og gennemse UKS men ikke redigere eller tilføje oplysninger.

Selve skemaet er opdelt i fire sektioner:

• Sagsoplysninger (udfoldes ved tryk på det trekantede ikon til venstre for sektionen),

• Arealanvendelse (udfoldes ved tryk på det trekantede ikon til venstre for sektionen),

• Bilag (udfoldes ved tryk på det trekantede ikon til venstre for sektionen) og

• Lovområder.

For at kunne behandle UKS skal det pågældende felt, der ønskes behandles selekteres, hvorefter feltet bliver aktivt og herfra kan behandles. Felter markeret med rød stjerne(*) kræver behandling. Nogle af felterne har definerede krav til besvarelsen, og såfremt disse ikke efterleves vil feltet blive markeret med rødt, og informationer om mangler vil fremgå. Når ønskede felter er behandlet skal der trykkes på knappen Gem. Hvis UKS lukkes uden at gemme det fremkommer der en advarsel herom. Tryk på Gem og luk for at gemme indtastede oplysninger og lukke for udstykningskontrolskemaet.

3.2 Sagsoplysninger

Når sektionen for sagsoplysninger udfoldes vises:

De fleste felter er automatisk udfyldt eller udfyldt af landinspektør. Det eneste felt som kan udfyldes af den kommunale sagsbehandler er feltet for interne kommentarer. I dette felt kan skrives interne kommentarer, som kun er synlige for den kommunale sagsbehandler og vedkommende kolleger i samme kommune - kommentarerne sendes dermed ikke til landinspektør eller GST og vises ikke på det dannede PDF-dokument.

Hvis der i sagen er oprettet UKS for andre kommuner, vil der være en knap for at vise UKS for disse.

3.3 Arealanvendelse

Når sektionen for arealanvendelse udfoldes vises:

For hvert areal/matrikulær forandring er der udfyldt information om den aktuelle anvendelse og bebyggelse og fremtidig anvendelse og bebyggelse. Der er ingen felter, der kan editeres af kommunen.

3.4 Bilag

Når sektionen for bilag udfoldes vises:

Hvis der mangler bilag på sagen, kan der også tilføjes lokale sagsbilag. Dette gøres ved at trykke på knappen Tilføj bilag. Herefter vises nedenstående billede, hvorfra det er muligt at tilføje bilag ved at trykke på Vælg filer:

De lokale bilag som vælges at tilknytte til sagen vil også være tilknyttet sagen når UKS gemmes. Det er muligt at fjerne eller redigere bilag den kommunale bruger selv har tilføjet ved at klikke på bilaget og benytte knapperne Rediger eller Fjern.

Alle sagens bilag kan downloades, ved at vinge de ønskede bilag af med flueben og derefter klikke på knappen Download. Hvis der vælges flere bilag, vil dette vindue blive åbnet:

Bilag vil blive lagt ind i en komprimeret folder (zip fil), der downloades. Du kan vælge om en pdf-udgave af UKS, som det ser ud lige nu, også skal tilføjes. Hvis der downloades bilag, som landinspektøren har signeret, så vil signeringsbeviset også blive tilføjet som pdf-dokument.

3.5 Lovområder

Sektionen for lovområder er automatisk altid udfoldet, jf. billede (1) nedenfor.

Oversigten over lovområder indeholder disse kolonner:

• Indhold

  • Her præsenteres de forskellige lovområder, der skal tages stilling til. For at udfylde et lovområde med tilhørende spørgsmål skal der klikkes på Åbn besvarelse (a) ud fra det lovområde, der ønskes besvaret. Herefter vil den valgte lov åbne i samme vindue som illustreret på billede (2). Landinspektørens besvarelse vises og den kommunale sagsbehandler skal for hvert spørgsmål udfylde kommunens besvarelse og eventuelt give en bemærkning herom. Såfremt lovområdet ikke kan godkendes, men må retur til fornyet besvarelse ved landinspektør, er det muligt at vælge ikonet under kolonnen ‘Sag retur', hvorfra LSP ved hjemsendelse af UKS nemt kan se hvilke lovområder, der kræver fornyet besvarelse. Dette benyttes i forbindelse med Returner til LSP, der beskrives nærmere om i Kapitel 3: Behandling af Udstykningskontrolskema (UKS) | 3.7 UKS retur til landinspektør. Grenstrukturen i opsætningen af de enkelte lovspørgsmål er tilsvarende ens i kommuneklienten som i landinspektørklienten. Det betyder, at kommunen uafhængigt af landinspektørens forslag til besvarelse kan åbne/lukke alle underspørgsmål og afgive besvarelse herpå - underspørgsmål åbnes ved at vælge Ja til et spørgsmål. Såfremt der svares Nej til et spørgsmål er det ikke nødvendigt også at svare Nej til underspørgsmål selvom LSP har svaret Ja hertil:

  • Bemærk knappen Kopier LSP besvarelse. Denne knap kopierer LSP besvarelse 1:1 og besvarelsens underspørgsmål. Disse kopieringer er efter tryk på knappen Kopier LSP besvarelse mulige at redigere.

  • Kolonnen “Sag retur” bruges til at markere via museklik, om nogle punkter kræver yderligere oplysninger. Efter tryk på Gem skifter ikonerne i kolonnen “Sag retur” farve.

  • Efter udfyldelse af relevant information om lovområdet er der mulighed for at trykke på knappen Gem og afslut, hvorefter der viderenavigeres tilbage til oversigtssiden i UKS. Der er også mulighed for at trykke på knappen Gem - næste lovområde eller Gem - forrige lovområde hvorfra det er muligt at udfylde relevant information om det næste/forrige lovområde i UKS. Bemærk, at når der vendes tilbage til oversigtssiden i UKS vil der af kolonnen færdighedsgrad fremgå et ikon for færdighedsgraden af udfyldelsen af UKS (b).

• Sidst gemt af

  • Når der udfyldes og gemmes i UKS, vil dette felt blive udfyldt, således det fremgår, hvornår området senest er redigeret samt af hvilken bruger inden for kommunen feltet er redigeret af. På denne måde er det muligt at se om der sidst sagen var åbnet er andre brugere, der har arbejdet og gemt i skemaet. Oplysningen fremgår tilsvarende i den dannede LOG-pdf.

• Interne kommentarer - kommune

  • Her kan indskrives interne kommentarer, som kun er synlige for brugeren samt brugerens kolleger i samme kommune - kommentarerne sendes dermed ikke til landinspektøren eller GST.

• Kommunens kommentarer

  • Her kan skrives kommentarer til landinspektøren som en del af behandlingen af lovområdet. Ved returnering af sag kan der anføres en nærmere og mere uddybende kommentar. Kommentarerne er kun synlige i behandlingen af UKS og angives ikke på det dannede udstykningskontrolskema (PDF-dokumentet).

• Færdighedsgrad

  • Disse felter illustrerer, hvor langt kommunen er i besvarelsen af UKS. Når bruger opretter et UKS, vil der ikke være udfyldt noget i kolonnen. Så snart udfyldelsen af et af lovområderne er gemt vil alle felterne enten få et rødt, gult eller grønt ikon, hvilket betyder:

3.6 Funktionsknapper i UKS-skemaet

3.6.1 Vis udkast - UKS

Hvis der trykkes på knappen Vis udkast - UKS vil der blive genereret en pdf-udgave af UKS, som viser sagens stadie i besvarelsen.

3.6.2 Vis udkast - Resume

Hvis der trykkes på knappen Vis udkast - Resume vil der blive genereret en pdf-udgave af UKS, som viser resumeet af den kommunale erklæring.

Bemærk, at resumeet alene viser JA-besvarelser (dog vises Lov om offentlige veje altid).

3.6.3 Vis logfil

Hvis der trykkes på knappen Vis logfil vil der blive genereret en pdf-fil, der vise hvilke ændringer, der er blevet lavet fra kommunens side på UKS.

3.6.4 Signer og send

Når alle lovområders færdighedsgrader i UKS er markeret med grøn i ‘Færdighedsgrad’ og kolonnen ‘Sag retur’ i UKS' lovområder alene består af sorte markeringer er UKS færdiggjort og kan underskrives. Dette færdiggøre behandlingen af UKS af kommunen. Dette gøres via knappen Signer og send i UKS, der viderenavigerer brugeren til at underskrive med NemID nøglefil eller nøglekort. Når bruger har signeret fremkommer en dialogboks i ERPO, hvorfra det er muligt, at downloade en pdf-udgave af UKS og alle bilag på UKS. Såfremt det vælges at downloade alle bilag vil disse blive lagt ind i en komprimeret folder (zip fil), der downloades. Hvis det tilvælges, at downloade pdf-udgave af UKS vil denne også blive tilføjet. Efter signering vil skemaets status automatisk skifte til ‘Godkendt’ og kan ikke længere editeres - heller ikke af landinspektør. Som kommunal sagsbehandler er det fortsat muligt at åbne og læse skemaet. Underskriver vil modtage en mail eller digital post som kvittering for, at UKS er godkendt af kommunen.

3.6.5 Returner til LSP

Hvis sagen ikke kan godkendes af kommunen, for eksempel på grund af mangelfulde oplysninger, så kan UKS sendes retur til landinspektøren for genbehandling. Hvis der i et lovområde har svaret ’Ufuldstændigt oplyst’ vil disse lovområder blive markeret i landinspektørens udgave af UKS, så det er nemt af finde steder landinspektøren skal tilpasse UKS. Hvis landinspektøren retter i svar på spørgsmål, fjernes kommunens tilsvarende svar, så du kan se, at der er noget nyt der skal kigges på, når landinspektøren indsender igen.

For at returnere UKS til landinspektør klikkes der på knappen Returner til LSP:

Hvis der klikkes på Returner til LSP vises dette billede;

Her skal en tidsfrist specificeres, og der er desuden mulighed for, at indskrive en bemærkning hvis det er ønsket. Hvis UKS sendes retur til LSP er det ikke længere muligt, at editere i UKS. Ved returnering af UKS modtager både landinspektør og kommune mail eller digital post med link til sagen og med vedhæftede bilag fra UKS.

3.6.6 Genindsendelse fra LSP efter returnering fra kommune

Efter sagen har været retur til LSP modtages UKS skemaet i ERPO igen til behandling. Her fremgår det om LSP har suppleret med nye oplysninger til et lovområde eller om LSP har ændret i oplysningerne for sidste tilsendte besvarelse:

3.6.7 Anførelse af eget kommunalt journalnummer

Ved påbegyndelse af sagens behandling er det muligt for kommunen at angive eget kommunalt jnr.

3.6.8 Tilføjelse af uddybende kommentar ved relevant lovspørgsmål

Ved kommunal behandling af UKS, kan der ved en returnering af en sag anføres en uddybende kommentar ud for pågældende lovspørgsmål (a). Kommentaren angives ikke på det dannede PDF-dokument, men er kun synligt i arbejdskladden. Fra dette billede er det derudover muligt at se status for skemaet (b) og Returnere UKS til landinspektøren (c).

3.6.9 Download UKS-bilag

Det er muligt at fremsøge og downloade bilag, indtil sagen har status “Afsluttet”. Dette gøres ved at klikke på funktionen Download sagsbilag som findes i sagens UKS.

I tilfælde, hvor UKS har status “Godkendt”, kan sagen fremsøges via sagslisten enten ved brug af sagens SagsID eller kommunens eget angivne journalnummer, som er entydige og unikke søgekriterier. Vinduet med søgekriterier skal foldes ud ved klik på Søgekriterier, før det er muligt at søge. Når de ønskede søgekriterier er udfyldt, trykkes på Søg, hvorefter den pågældende sag vil fremgå af sagslisten.