SĂžg i vejledningen
6.1 Markering af sager
Til brug for funktionerne til Import/Eksport af sager samt Gem PDF dokumenter for sager er det nĂždvendigt fĂžrst at markere sager i sagsoversigten.
Ănskes det at bruge disse funktioner for flere sager pĂ„ en gang, kan dette gĂžres ved at holde enten SHIFT eller Ctrl-knappen nede mens sagerne udpeges.
6.2 Import/Eksport af sager
Ved brug af eksport funktionen pakkes alle oplysninger for en sag ned i en zip-fil. Dvs. fx oplysninger om:
firma (inkl. logo)
kontor
sagsansvarlig
ejeres navne og adresser
kort og register data for ejendomme
matrikulĂŠre ĂŠndringer
dokumenter
mv.
Funktionen anvendes hovedsagligt i forbindelse med indrapportering af fejl til MIA-service.
Funktionen til at importere og eksportere sager kan dog vĂŠre anvendelig i flere andre tilfĂŠlde:
Firmaer med flere kontorsteder
Firmaer eller kontorer slÄs sammen
Arkivering af sager
Firmaer med flere kontorsteder
I et firma med flere kontorer kan MIA vÊre installeret sÄledes, at det er muligt at tilgÄ hinandens sager pÄ hvert kontor, men det er mÄske ikke muligt at tilgÄ sager fra andre kontorer. Dette problem kan import/eksport funktionen lÞse.
Ved at eksportere en sag fra det ene kontor og sende denne med en email, kan den importeres pÄ et andet kontor. Her kan der sÄ arbejdes videre i MIA.
Firmaer eller kontorer slÄs sammen
Hvis to firmaer eller kontorer slÄs sammen, kan sagerne fra det ene firma/kontor overfÞres til det andet.
Hvis det er to kontorer, der skal slÄs sammen, og der i MIA databaserne er brugt samme firmanr. er det forholdsvist nemt at eksportere sager pÄ det ene kontor og fx brÊnde dem pÄ en CD og herefter importere dem pÄ det andet kontor. Inden der startes pÄ dette, er det dog vigtigt at kontrollere, at der er brugt samme firmanr. pÄ begge kontorer. Hvis ikke dette er tilfÊldet, skal der fÞrst rettes op pÄ dette, se nedenstÄende om sammenlÊgning af firmaer.
Hvis det er to firmaer, der skal slÄs sammen, er det en smule mere kompliceret. Der er mÄske et Þnske om at fÄ lagt nogle af de igangvÊrende sager ind under det nye firma, mens nogle af de gamle gerne mÄ vÊre under det gamle firma.
Det er firmanummeret, der bestemmer hvilket firma, sagerne hĂžrer til.
Firmanummeret kan pt. ikke rettes i MIA, men skal rettes i databasen og i stien til kortfilerne. Kontakt evt. MIA hotlinien.
Samme problemstilling gĂžr sig gĂŠldende, hvis sager for to kontorer, hvor der er brugt forskellige firmanumre skal lĂŠgges sammen.
Arkivering af sager
NÄr en sag er godkendt af KMS, og der er udskrevet de nÞdvendige dokumenter for sagen, kan sagen fjernes fra MIA ved at eksportere den til en zip-fil. Sagen vil da kunne importeres i MIA pÄ et senere tidspunkt.
6.2.1 Import/eksport funktionalitet
Sager der Þnskes eksporteret med henblik pÄ arkivering eller flytning til et andet system, markeres i sagslistens kolonne, sÄledes linien er blÄ. Flere sager kan markeres ved at holde CTRL eller SHIFT nede pÄ samme vis som i fx Windows Stifinder.
Herefter vÊlges "Import/eksport"-"Eksportér sag(er)". Angiv en mappe hvori sagerne skal arkiveres.
En sag vil vĂŠre arkiveret som en zip-fil navngivet som fĂžlger: MIAsag-<firmanummer>-<journalnummer>.zip
Ved eksportens afslutning spĂžrges hvorvidt sagerne skal slettes fra systemet. Det vil sige at sagerne slettes fra MIAs database, og at kortfilerne slettes fra MIA's arbejdsbibliotek (common).
Hvis sagerne herefter Ăžnskes Ă„bnet i MIA igen, skal de importeres.
Import af en sag foregÄr tilsvarende ved at den arkiverede sags zip-fil vÊlges med "Import/eksport"-"Importér sag". Sagen importeres og kan derefter fremsÞges pÄ systemet til lÊsning eller viderebehandling. Der kan kun importeres een sag ad gangen.
VÊr opmÊrksom pÄ at journalnummeret skal vÊre unikt, hvorfor en sag ikke kan importeres hvis der i forvejen findes en sag med samme journalnummer i MIA.
Der fĂ„s fejlen âLsp journalnr. skal vĂŠre unikt indenfor firmaetâ. Dette problem kan lĂžses ved at slette sagen i MIA eller ĂŠndre journalnummeret for denne.
Personer med samme initialer
I én MIA database mÄ der ikke optrÊde to personer med nÞjagtigt samme initialer. Hvis der prÞves at importere en sag, hvor den sagsansvarlige har nogle initialer, som findes i MIAs database for et andet firma, vil der fx komme fÞlgende meddelelse:
I denne boks bedes man Êndre initialerne pÄ enten den person der importeres eller den person, som findes i databasen i forvejen. NÄr dette er gjort, kan sagen importeres.
Hvis de to personer er fra samme firma, men fx har forskellige navne, vil ovenstÄende boks ikke komme frem. Da vil personen fra MIAs database blive tilknyttet sagen. Personen fra Import-sagen vil ikke blive lagt i databasen. Oftest vil der vÊre tale om samme person.
Import af data
Databaseoplysninger beholdes generelt frem for at opdatere med nye oplysninger.
Hvis der fx udveksles en sag indenfor samme firma (samme firmanr.), men firmaoplysningerne (fx stavemÄden) er lidt forskellige i den afgivende og den modtagende database, vil oplysningerne i databasen IKKE blive Êndret af at modtage en zip-fil med andre oplysninger. Oplysningerne, der modtages, vil blive ignoreret.
Navne og adresser fra adressekartoteket vil blive lagt ind i databasen, uanset om de findes i databasen i forvejen.
6.3 Gem PDF dokumenter for sager
Der er i MIA en funktion, hvor alle MIA dokumenter (skematisk redegÞrelse, Êndringskort, mÄleblade, ejendomskort) kan gemmes som PDF-filer for de markerede sager.
6.3.1 Indstillinger for Gem
Det er muligt at indstille en standardsti, hvor MIA skal gemme PDF-filerne. Dette gĂžres under menuen âImport/Eksport Âź Indstillinger for Gem PDFâ
Herved kommer denne boks frem:
Ved at trykke pĂ„ knappen âGennemseâ kan der vĂŠlges en eksisterende mappe.
Det er ogsÄ muligt at skrive navnet pÄ stien i det hvide felt. MIA vil oprette nye mapper, hvis de ikke findes i forvejen.
Ved at trykke pĂ„ knappen âIndsĂŠt journalnummerâ , indsĂŠttes teksten <jnr> i stien pĂ„ det sted, hvor cursoren stĂ„r. I sĂ„ fald vil MIA danne mapper med sagernes journalnummer under den angivne sti.
Husk at PDF-filerne kun vil blive gemt i standardstien nĂ„r der er sat et flueben i feltet âGem filer i nedenstĂ„ende stiâ. Ellers vil du blive spurgt hver gang der dannes PDF-dokumenter, hvor filerne skal gemmes.
6.3.2 Gem PDF-filer for sag(-er)
Har man under âIndstillinger for Gem PDFâ angivet en standardsti, vil nedenstĂ„ende boks poppe op nĂ„r der trykkes âImport/Eksport" - "Gem PDF for sag(-er)â. Der skal trykkes pĂ„ âJaâ hvis man Ăžnsker at anvende standardstien.
Har man ikke angivet en standardsti, popper nedenstĂ„ende boks op nĂ„r der trykkes pĂ„ âImport/Eksport Âź Gem PDF for sagerâ:
⊠og der skal efterfÞlgende vÊlges en mappe hvor PDF-filerne skal gemmes.
NÄr mappen er valgt fÄs nedenstÄende boks:
I denne boks er det muligt at vĂŠlge om man Ăžnsker at gennemse dokumenterne inden de gemmes som PDF. KMS anbefaler, at man vĂŠlger at gennemse dokumenterne.
VÊlger man at gennemse dokumenterne inden dannelsen af PDF, er der mulighed for at tilpasse dokumentet (fx mÄlforhold, udskriftsramme, format mv.) inden der laves PDF dokument.
NĂ„r man er tilfreds med resultatet, skal der trykkes pĂ„ fluebensikonet for at âgodkendeâ dokumentet. Dette skal gĂžres for hvert dokument.
VĂŠlger man ikke at gennemse dokumenterne, gĂ„r MIA i gang med at danne alle dokumenter for de markerede sager uden at spĂžrge brugeren. Hvis der er markeret mange sager, kan det tage noget tid at fĂ„ dannet alle pdf-dokumenter. Det anbefales ikke at arbejde pĂ„ PCâen, mens processen er i gang.
Man skal vÊre opmÊrksom pÄ, at det ikke er muligt at afbryde dannelsen af PDF nÄr den er i gang. Dette gÊlder uanset, om man Þnsker at gennemse dokumenterne eller ej. SÄ hvis man Þnsker at gennemse dokumenterne, kan det vÊre en god ide kun at tage nogle fÄ sager ad gangen.
NÄr MIA er fÊrdig med at danne PDF-filerne fÄs nedenstÄende boks:
SĂžg i vejledningen
Add Comment