Kapitel 4: Sagsbilledet

Under sagsmodulet findes alle de funktioner, der er nødvendige for at indhente register og kortoplysninger, eksport af matrikelkort til landinspektørens CAD anlæg, import af indlægningskort, udarbejde den matrikulære sag og for at fremsende den matrikulære sag til myndighedsbehandling og godkendelse.

Open

4.1 Knapper i sagsbilledet

Knappen "Åbn ændringsliste"
Denne funktion åbner en liste over de udførte matrikulære ændringer. Herfra kan den seneste ændring slettes.

Knappen "Åbn kortvindue"
Denne funktion skal vælges for at åbne selve ændringsbilledet hvorfra alle de matrikulære ændringstyper kan gennemføres.

Knappen "Ny ansøgning/brev"

Open

Vha. denne funktion kan der indsendes enten en fuld sagspakke eller supplerende dokumenter til en allerede indsendt sag til GST.
Læs nærmere om Indsendelse sag til GST.

Knappen "Importerede dokumenter"
Denne knap åbner en oversigt over importerede dokumenter.
Læs nærmere om Import af dokumenter.

4.2 Menuer i sagsbilledet

Menuen Import/eksport
Her er det muligt at logge på distributionsserveren hos GST for at vælge de ejendomme og matrikelnumre, hvor der ønskes importeret matrikelkort- og matrikelregisteroplysninger.

Der er mulighed for at importere supplerende matrikeloplysninger (dvs. kort- og registeroplysninger), hvis en eller flere matrikelnumre blev glemt i første download.

Der er endvidere her, at kortet eksporteres i DSFL-format til landinspektørens eget CAD-anlæg med eller uden attributter for her at indføre de nødvendige ændringer i indlægningskortet.

Indlægningskortet fra CAD i DSFL format kan importeres til brug for udarbejdelse af selve den matrikulære sag. I forbindelse med import fra landinspektørens CAD-anlæg udarbejdes sagsgrundlaget.
Hvis der ingen CAD arbejde er i sagen, er det ikke nødvendigt at eksportere kortet til CAD. I så fald skal funktionen "Anvend matrikelkort og udarbejd sagsgrundlag" kaldes.

Der kan importeres et måleblad fra landinspektørens CAD-anlæg i DSFL format.

Det er også muligt at anvende den pågældende sag som grundlag for en ny sag og at opdatere en sag-på-sag. Læs nærmere under "Sag-på-sag".

Dan XML-fil
Danner en XML-fil med sagens indhold i XML-format.
XML-filen indeholder alle de oplysninger, som fremgår af skematisk redegørelse.
Filen er magen til de data, som sendes til GST, bortset fra at filen ikke indeholde dokumenter og der er ikke påhæftet digital signatur.
XML-filen anvendes af programmet LiMaks, som er lavet af PLF.

Menuen Funktioner
Funktioner indeholder en blanding af forskellig funktionalitet.

Kortvinduet kan åbnes fra menupunktet Funktioner, ligesom det kan kaldes ved tryk på knappen Åbn kortvindue. Ligeledes kan det originale matrikelkort kaldes herfra via Åbn importeret matrikelkort.
Åbn ændringsliste åbner listen over foretagne matrikulære ændringer. Dette kan ligeledes gøres ved at klikke på knappen "Ændringsliste" i øverste højre hjørne af Sagsbilledet.

Der findes ligeledes slettemuligheder af hhv. de importerede matrikeloplysninger, kortvinduet og alle ændringer. Slet importerede matrikeloplysninger sletter både registeroplysninger, det originale matrikelkort og et evt. modificeret matrikelkort. Slet kortvindue sletter det modificerede matrikelkort og alle de matrikulære ændringer, som er gennemført udfra dette kort. Slet alle ændringer sletter alle de matrikulære ændringer som er udarbejdet, men ikke kortet eller de delnumre, der er tildelt kortet.

Der kan laves faseopdeling og fjernes faseopdeling. Hvis faseopdeling skal fjernes, skal alle ændringer for fase2 være slettet.

De to kontroller Kortkontrol og Areal/lodkontrol kan også kaldes herfra.

Fra Funktioner er det muligt at foretage Indtastning af nye matrikelnumre efter at sagen er approberet af GST. Når denne mulighed vælges, fremkommer en liste med de delnumre, hvor der skal tildeles nyt matrikelnummer. Der kan her anføres nyt matrikelnummer og litra. Skematisk redegørelse og ændringskort vil herefter blive opdateret med de nye matrikelnumre. Hvis der herefter dannes ejendomskort, vil dette også indeholde de netop indtastede matrikelnumre.

Ved kald af funktionen "Indtast ESR-numre" åbnes et billede til indtastning af ESR-numre på nye og gamle ejendomme i sagen.

Menuen Dokumenter
Dan ansøgning/brev
Her findes mulighed for at åbne en ny eller eksisterende ansøgning. Dette kan ligeledes foretages fra Ansøgninger/breve enten ved at vælge en eksisterende ansøgning/brev i listen med højre museknap eller ved at klikke på Ny ansøgning/brev.

Importer dokument
Her kan der importeres nødvendig dokumentation for sagens ændringer i form af PDF dokumenter. Funktionen kan også tilgås fra knappen "Importerede dokumenter" i nederste højre hjørne i sagsbilledet.
Læs evt. nærmere i Importer dokumenter.

Dan sagsomslag til GST
Her kan udfyldes, hvilke dokumenter der er vedlagt sagen.
Bemærk, at GST ikke længere kræver at der indsendes sagsomslag.

Vis skematisk redegørelse
Dokumentet kan også vises ved at dobbeltklikke på skematisk redegørelse i MIA-dokumenter på sagsbilledet.

Dan ændringskort
Her åbnes det modificerede kort, og der vælges et størrelsesforhold og en placering af rammen for at definere ændringskortet. Der kan dannes et valgfrit antal ændringskort, hvor størrelsesforhold og placering på det modificerede matrikelkort er forskelligt.

Dan indlægningskort
Indlægningskortet er til brug for kommunens ajourføring af deres digitale matrikelkort. For at danne indlægningskortet skal der tegnes en indlægningspolygon Husk at dobbeltklikke i sidste punkt når ajourføringpolygonen ønskes afsluttet.

Dan matrikelkort
Her åbnes det originale kort, og der vælges et størrelsesforhold og en placering af rammen for at definere matrikelkortudsnittet. Der kan dannes et valgfrit antal matrikelkortudsnit, hvor størrelsesforhold og placering på det originale matrikelkort er forskelligt.

Dan ejendomskort
Her kan dannes kort over fx nye ejendomme i en sag. Der dannes eet kort pr. ejendom. Efter dannelsen af dokumenterne skal hvert kort åbnes mhp. at få opsat målforhold, placering af ramme, tekst i korthoved mv.

Vis dokument og Udskriv dokument
Viser hhv. udskriver det dokument, som har fokus under MIA-dokumenter på sagsbilledet. Disse
muligheder findes ligeledes ved højreklik på et dokument.

Menuen GST
Menu punktet GST er et særligt GST modul, der tidligere er blevet anvendt hos GST bl.a. til at danne transaktionsdata til ajourføring af Matrikelregister og Matrikelkort.

Menuen Eksterne programmer
Denne menu giver mulighed for at lave kald til andre programmer, hvis det er opsat i filen gateways.txt
Læs nærmere her.

4.3 Felter i sagsbilledet

I felterne i sagsobjektbilledet er der mulighed for at indtaste en række af sagsrelevante oplysninger.

Lsp.journalnr.
Det journalnummer hvormed sagen registerers hos landinspektørfirmaet. Dette nummer skal være unikt indenfor det enkelte firma. Nummeret må bestå af værdier fra 0-9,a-å samt "-" og "/". Der må også være mellemrum.

Arkiveret
Dette flueben anvendes til at markere, at sagen er arkiveret. Dvs. at sagen vil ikke fremkomme i sagsoversigten, når der søges på igangværende sager, som er standard søgningen.
Fluebenet kan være anvendelig for sager, som er approberet hos GST, og dermed ønsker man ikke længere at disse skal fremgå af sagsoversigten.
Sagerne kan nemt findes frem igen ved fra sagsoversigten at søge på Alle eller Arkiverede sager.

Sagstitel
Bør være en beskrivende tekst for den aktuelle sag. Max 80 karakterer kan anvendes.

Note
Er et fritekstfelt med mulighed for en supplerende tekst i relation til sagen.
Teksten sendes ikke med sagen til GST.

Rekvirent
Giver mulighed for at tilknytte en Interessent som rekvirent på sagen.
Interessenten oprettes i Navnekartoteket.

Kendelse/dom
Giver mulighed at anføre den kendelse eller dom som sagen er omfattet af. Den anførte kendelse/dom vil efterfølgende komme til at fremgå af skematisk redegørelse.
Er hele sagen omfattet af den nævnte kendelse/dom, kan dette anføres med en markering i boxen nedenfor. I så fald vil der fremkomme en tekst øverst på skematisk redegørelse.
Hvis kun en enkelt matrikulær ændring i sagen er omfattet af kendelse/dom, skal du huske at sætte flueben ved udførelse af den matrikulære ændring i kortvinduet.

Ansvarligt kontor
Hvis der i firmaet er flere kontorer, som er koblet på samme database, kan der her angives hvilket kontor, sagen hører til.
I sagsoversigten er det muligt at fremsøge sager, som hører til et bestemt kontor.

Sagsansvarlig
Den sagsansvarlige er den beskikkede landinspektør, som har det juridiske ansvar for sagen. Navnet for den person der vælges her, vil fremgå af sagens dokumenter, fx skematisk redegørelse og
ændringskort.
I listen over sagsansvarlige vil kun fremgå personale, hvor der er indtastet RekvirentID - dvs. landinspektører med beskikkelse.

Status
Kan anvendes til at angive en sags status.
I Sagsstatus tabellen under Administration i Sagsoversigten kan der oprettes nogle standard status tekster.
Af hensyn til søgefunktionaliteten i sagsoversigten, kan der i en sag ikke skrives fritekst for status.
Hvis der ønskes en status, som ikke fremgår af valgmulighederne, må den oprettes i Sagsstatus tabellen.
Læs nærmere i Sagsstatus.

Ejendomsoplysninger
Her vises de ejendomme, som er importeret. Ved dobbeltklik åbner ejendommens start-status billede.
Ved højreklik på en ejendom kan der fremkaldes ejendommens slut-status billede.

GST journalnummer
Her kan indtastes GST journalnummer, når sagen er approberet hos GST.

GST SagsID
Dette felt er ikke et indtastningsfelt. Det viser det sagsID, som sagen har fået ved udtræk af data fra distributionsserveren hos GST.

Ansøgninger/breve
Her vises de ansøgninger, som er sendt til GST eller andre myndigheder.

MIA-dokumenter
Her vises de dokumenter, som er dannet af MIA - f.eks. skematisk redegørelse, ændringskort og
måleblad.

4.4 Dan ansøgning

I sagsbilledet tryk på:

eller vælg "Dan ansøgning/brev" i menuen Dokumenter.

Vælg indsendelsestype
I boksen ”Indsendelsestype” kan der vælges mellem 3 valgmuligheder:

1. Indsend fuldstændig sagspakke.
   Denne funktion skal anvendes når hele sagen skal indsendes til GST.

2. Alene indsendelse af supplerende dokumenter
   Denne funktion skal anvendes hvis der skal indsendes supplerende dokumenter til en allerede indsendt sag.

3. Dan øvrige ansøgninger / breve
   Denne funktion kan anvendes hvis der skal skrives ansøgning og sendes digitale dokumenter til f.eks. kommunen.

4.4.1 Indsend sag til GST

I det nedenstående gennemgås indsendelse af fuld sagspakke til GST.
Dvs. at der i trin1 er valgt "Indsend fuldstændig sagspakke".

4.4.1.1  Oplysninger til følgebrev

I billedet er det muligt at oplyse følgende:

Kommentar
Et fritekst felt hvor man kan gøre GST opmærksom på særlige forhold i den indsendte sag. Især skal årsager til Tidsfrist eller prioritet altid angives her.
Fritekst feltet kan kun indeholde 255 tegn. Hvis der er brug for yderligere kommentarer må der dannes et PDF dokument, som vedhæftes sagen.

Sags kategori
Her kan der vælges hvilken type sag man indsender. Hvis ikke man vælger en sagskategori, bliver den default sat til "Matrikulær sag".

Tidligere sag GST J.nr.
Hvis den indsendte sag har tilknytning til en tidligere indsendt sag, kan dette anføres i feltet.

Tidsfrist
Ved at sætte et flueben i feltet ”Angiv tidsfrist” får man mulighed for at angive en dato for hvornår sagen senest eller tidligst skal være godkendt af GST. Hvis der angives en tidsfrist, skal der ALTID også angives en årsag til tidsfristen i Kommentar feltet.

Prioritet
I feltet ”Prioritet” kan det angives om sagen haster eller ej. Hvis Prioriteten sættes til ”Haster”, bør der også angives en årsag til prioriteten i Kommentar feltet.

Afgiftsfritagelse
Ved at trykke på papirikonet kan der angives en anledning til afgiftsfritagelse:

4.4.1.2  Kontroller ved indsendelse

Når der trykkes ”Fortsæt” til ”Oplysninger til følgebrevet”, påbegynder MIA automatisk kortkontrollen.
Desuden kontrolleres for følgende:

• om alle nye ejendomme har fået et ejendomsnummer

• om alle berørte ejendomme har fået påført arealanvendelse

• om der er et temaareal (fx skov), der overstiger bruttoarealet for et matrikelnummer.

4.4.1.3  Godkendelse af dokumenter

Efter kortkontrollen kommer nedenstående billede kommer frem:

Inden man kan sende en ansøgning til GST, skal alle MIA dokumenter gennemses og godkendes.
Dette skyldes, at MIA ved sagsindsendelse laver dokumenterne til PDF filer (TIFF for målebladet).

Inden dette sker, skal det derfor sikres, at dokumenterne ser ud som ønsket.

Tryk på Gennemse for at gennemse og godkende dokumenterne. Herefter vil samtlige MIA dokumenter blive åbnet, hvorefter brugeren fx kan tilrette målforhold, udskriftsramme mv. inden
dokumentet godkendes.

Alle dokumenter skal godkendes enkeltvis. For at godkende et dokument skal der klikkes på det grønne flueben (Godkend).

Umiddelbart efter der er valgt ”Godkend” vil MIA danne PDF-fil for det enkelte dokument.

Først når alle dokumenter er godkendte, er det muligt at vælge ”Fortsæt”-knappen.

4.4.1.4  Status for dannelse af sag og indsendelse

I dette billede er det muligt at vælge den person, der er indsender. Som default vil den landinspektør der står angivet under ”Sagsansvarlig” i sagsbilledet også være angivet her.

Der kan ikke ændres på den sagsansvarlige landinspektør i dette billede. Det skal gøres i sagsbilledet.
Hvis der vælges en anden Indsender end sagsansvarlig, skal man huske efterfølgende at vælge den rigtige digitale signatur for den person, som er indsender.
Tryk på ”Udfør” for at gå videre.
Det næste, der skal ske er påhæftelse af digital signatur.

4.4.1.5  Digital signatur

Når der indsendes en ansøgning til GST skal der angives en digital signatur for både rekvirent og indsender.

Som det første skal der vælges certifikat for rekvirenten. Rekvirenten er den sagsansvarlige landinspektør.
Hvis der er øvrige digitale signaturer installeret på PC'en - fx en personlig signatur, er det vigtigt at vælge den rigtige, som er medarbejdersignaturen.
Her kan man oftest bruge Email til hjælp.

Efter valg af rekvirent skal adgangskoden for dennes digitale signatur indtastes:

Herefter gentages processen for Indsender.

4.4.1.6  Indsendelse

Når de digitale signaturer er valgt og adgangskoderne er tastet rigtigt ind, vil ansøgningen blive pakket, signeret og indsendt til miniMAKS:

Hvis sagen er afsendt korrekt, vil der komme en kvittering:

Når denne klikkes væk, vil MIA lukke Indsendelses guiden og ud for ansøgningen vil der stå ”SP sendt”.
Bemærk, at ”SP sendt” ikke nødvendigvis betyder at GST har modtaget sagen!
Hvis sagen bliver afvist af miniMAKS kontrolmodul, vil GST ikke modtage sagen og har ingen viden om, hvilke fejl der evt. måtte være i sagen. Rekvirenten vil modtage en mail med en kontrolrapport, hvoraf fejlen som har stoppet sagsindsendelsen vil fremgå.

4.4.2 Indsend supplerende dokumenter til GST

I det nedenstående gennemgås indsendelse af supplerende dokumenter til en allerede indsendt sag.
Dvs. at der i trin1 er valgt "Alene indsendelse af supplerende dokumenter".

4.4.2.1  Brev til GST

I denne boks er det muligt at indtaste en besked til GST. Der kan f.eks. gives en forklaring på hvorfor der indsendes supplerende dokumenter.

4.4.2.2  Vælg dokumenter

Ved tryk på ”Fortsæt” fås nedenstående boks

I boksen ”Vælg Dokument” kan de dokumenter der ønskes indsendt til den eksisterende sag vælges.
Som default er alle dokumenter valgt til indsendelse. Er der markeret dokumenter der ikke skal indsendes, kan disse fravælges ved at markere dokumentet og efterfølgende trykke på:

Er man kommet til at fravælge et dokument der skal indsendes, markeres dokumentet og der trykkes på:

Hvis der ikke skal indsendes nogle dokumenter fra listen, kan alle dokumenter fravælges ved at trykke på

4.4.2.3  Vælg MIA-dokumenter

Når der klikkes ”Fortsæt” i ”Vælg Dokument”, påbegynder MIA automatisk kortkontrollen. Finder kortkontrollen ingen fejl, kommer nedenstående boks op.

I boksen ”Vælg MIA-dokumenter” kan de MIA-dokumenter der ønskes indsendt til den eksisterende sag vælges. Før de supplerende MIA-dokumenter kan sendes til GST, skal de vælges og efterfølgende gennemses og godkendes. Marker det MIA dokument der skal indsendes og tryk på:

Gør dette for alle de dokumenter der skal indsendes til GST. Når alle dokumenter er valgt skal de gennemses og godkendes. Dette gøres ved at trykke på:

Alle dokumenter skal godkendes enkeltvis, hvilket foregår på samme måde som ved almindelig sagsindsendelse.

Resten af indsendelsen foregår stort set på samme måde som almindelig sagsindsendelse.

4.4.3 Indsend sag til kommune

Digitale dokumenter til brug for kommunens behandling af den matrikulære sag kan dannes vha. MIA.
Ved MIA's indførelse var det et krav fra kommunal side, at de forskellige digitale sagsdokumenter kunne åbnes uden andet software end en internetbrowser.

Derfor er der i MIA mulighed for at skematisk redegørelse kan konverteres til et html-dokument, mens ændringskort og måleblad kan dannes som jpg-, tiff- eller gif-filer. Jpg-filer vil normalt være at foretrække, idet disse giver det bedste resultat i forhold til størrelsen af filen.

Målebladet kan desuden dannes som en DSFL-fil.

Foruden de nævnte dokumenter kan der genereres et fuldstændigt indlægningskort på DSFL-format, som kommunen kan bruge til en foreløbig ajourføring efter udklipsmodellen af sit eget digitale matrikelkort.

Når dokumenterne er dannet, sendes de med e-post til kommunen.
Med forsendelsen kan følge et brev på html-format.

Ud over at danne dokumenterne på digital form er der også mulighed for at udskrive dokumenterne fra MIA og sende disse til kommunen på analog form som sædvanligt.
Hvilken mulighed der skal anvendes afhænger af, hvilken aftale det enkelte landinspektørfirma træffer med den enkelte kommune.